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Modalités d'audit : tout savoir avant de faire ma demande
Les modalités d’audit peuvent être une chose très stressante pour les organismes souhaitant valoriser les catégories d’action qu’ils proposent. Comment se déroule l’accréditation d’organismes certificateurs ? En quoi consiste les audits de certification ? Quelles sont les modalités de certification ?
Groupe INTERACTIONS vous aide au mieux en répondant aux éventuelles questions que vous vous poserez sur les modalités d’audit et vous accompagne pendant votre cycle de certification Qualiopi.
Premier audit : L’audit initial
La première étape d’un audit initial est la constitution de votre dossier, après la demande, auprès de l’organisme certificateur. Celui-ci aura besoin de données telles que :
- Numéro de déclaration d’activité ;
- Liste exhaustive des sites dépendant du numéro de déclaration d’activité ;
- Organigramme de l’organisme lorsqu’il y a plus de trois salariés en CDI ;
- Période souhaitée pour l’audit ;
- Les prestations de l’organisme ;
- Etc…
Votre organisme de certification a ensuite 30 jours pour vous proposer une date d’audit en fonction de la période souhaitée et des disponibilités parmi la liste des auditeurs de l’organisme.
Par la suite seront communiqués un plan d’audit, le périmètre d’audit, les noms des personnes à rencontrer et indique les indicateurs du référentiel concernés par l’audit.
L’organisme candidat s’engage à disposer et partager tous les éléments de preuves permettant d’attester de la qualité et conformité au référentiel. L’absence de ces preuves le jour de l’audit fera l’objet d’une non-conformité.
Les certificats sont transmis à l’organisme candidat selon la procédure et le délai prévus par l’organisme certificateur.
Attention : L’existence d’au moins cinq non-conformités mineures sans mesures correctives à la prise de décision constitue une non-conformité majeure.
Deuxième audit : L’audit de surveillance
L’audit de surveillance permet d’assurer le suivi de la certification entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention du certificat. Il permet de vérifier que les exigences du référentiel en vigueur sont toujours appliquées. Comme tous les audits, il peut désormais être réalisé en présentiel dans le(s) lieu(x) où a lieu l’action auditée ou à distance.
L’auditeur analyse :
- Les éléments administratifs relatifs à l’activité de l’organisme ;
- La conformité au référentiel en analysant deux ou trois actions conduites depuis le précédent audit ;
- Les actions conduites dans le cadre de la démarche d’amélioration de l’organisme.
Troisième audit : L’audit de renouvellement
L’audit de renouvellement permet d’obtenir un nouveau certificat. Il doit être réalisé avant la date d’expiration du précédent certificat.
L’audit se déroule de la même manière que l’audit initial.
Modalités d’audit : temps, traitement des non-conformité, refus de certification, extension de certification
La durée d’audit dépend du chiffre d’affaires relatif à l’activité de prestataire d’action concourant au développement des compétences, du nombre de sites concernés et du nombre de catégories d’actions pour lesquelles il souhaite être certifié, selon un barème précis.
Au regard de la gravité et/ou le nombre de récurrence dans le non-traitement des actions correctives des non-conformités, l’organisme certificateur peut annoncer la suspension de la certification. Pour éviter ce genre de problème, voici la démarche à suivre :
Pour une non-conformité mineure : le plan d’action défini est communiqué à l’organisme certificateur et la mise en place de ces actions est vérifiée pendant l’audit de surveillance.
Pour une non-conformité majeure : l’organisme certificateur va vérifier que l’organisme de formation a mis en place des actions correctives sous trois mois grâce aux preuves envoyées par celui-ci. Par ailleurs, si vous n’avez pas obtenu la certification vous devrez attendre trois mois à compter de la date de refus pour faire une nouvelle demande.
Finalement, si vous souhaitez certifier une nouvelle catégorie d’action grâce à une extension de certification, il vous faudra réaliser un audit d’extension à la certification sur les catégories associées à la demande. Il peut être réaliser à tout moment du cycle de certification.
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