La certification qualité Qualiopi est obligatoire depuis ce 1er janvier 2022 à tous les organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences qui souhaitent accéder à des fonds publics ou mutualisés.
Vous avez obtenu votre certificat QUALIOPI ? Il convient maintenant d’en assurer la longévité. Groupe INTERACTIONS vous accompagne dans cette nouvelle étape de votre cycle de certification.
Audit initial : comme sur des roulettes, je suis certifié.
Votre premier audit QUALIOPI, l’audit initial, s’est déroulé à merveille. Toutes nos félicitations !
Une petite coupe de champagne et hop, on ne lâche rien. La durabilité de votre certification n’attend pas.
Dès le lendemain de votre certification, il s’agit de faire vivre votre démarche qualité en corrigeant ou en améliorant les quelques points que votre auditeur aurait pu relever en tant que non-conformité mineure, voir majeure pour aller sereinement vers l’audit de surveillance.
En effet lors de votre audit initial, l’auditeur a mis l’accent sur les moyens mis en œuvre ou programmés qui valident les indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ). Votre audit de surveillance portera donc sur les résultats de ces moyens mis en œuvre et leur évaluation. Donc pas de temps à perdre !
Que dois-je faire entre deux audits ?
Mon organisme fonctionne-t-il conformément aux processus présentés lors de l’audit initial ? Les processus sont-ils toujours conformes et toujours propice à mon organisme ? Est-ce que l’intégralité de mon équipe connait l’existence de ces processus ?
Entre les deux audits (initial et de surveillance), il se passera 14 à 22 mois. Pendant ce laps de temps, il est nécessaire de continuer à déployer les processus présentés lors du premier audit mais également de les évaluer et les modifier s’ils ne sont plus en adéquation avec la manière de fonctionner de votre organisme ou du marché.
Lors de votre audit de surveillance, l’auditeur va s’assurer que vous faites vivre votre certification. Il regardera notamment les points suivants :
Communication à l’interne et à l’externe : toute votre équipe doit être impliquée dans les bonnes mises en œuvre des processus. Elle doit régulièrement être tenue au courant de leur évaluation et des éventuelles modifications.
S’approprier son écosystème : se tenir au courant des évolutions juridiques, pédagogiques et de marché dans le domaine de la formation notamment.
Contrôler régulièrement son système de documentation : vérifier si les versions disponibles sont les bonnes, que tous les collaborateurs utilisent le même document ou encore que les dates soient mises à jour dans les documents.
Développer les compétences de ses collaborateurs : former les collaborateurs à la démarche qualité fait partie des actions répondant au référentiel.
Le tableau de suivi des actions correctives : relever les dysfonctionnements liés aux processus, répertorier les solutions trouvées et mises en œuvre, vérifier/évaluer les processus.
En bref, la règle d’or est : Observer – Adapter – Corriger – Evaluer
Mon audit de surveillance approche et je ne sais pas par quoi commencer.
En suivant toutes les étapes ci-dessus, vous êtes déjà bien préparés pour votre audit de suivi. Il ne s’agit que de s’assurer que le fonctionnement choisi est le plus optimal pour votre organisme et vos clients, que les processus continuent de s’améliorer pour atteindre les résultats visés.
Tout devrait parfaitement bien se passer si vous êtes en mesure d’expliquer les éventuelles difficultés que vous avez pu rencontrer et comment vous les avez résolues. Il ne faut surtout pas faire croire à l’auditeur que tout fonctionne parfaitement, les évolutions constantes rendant cela tout bonnement impossible.
Notre conseil pour bien vous préparer à la veille de l’audit : prendre du recul et organiser des audits blancs internes, échanger avec des confrères pour identifier de bonnes pratiques et partager ses expériences.
Il est également possible de faire appel à un expert qui vous accompagnera tout au long de votre cycle de certification.
Notre plateforme de e-learning Cap Vers Qualiopi vous facilite la préparation à l’audit initial et notre plateforme Cap Qualiopi vous accompagne pour faire vivre votre certification.
