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Audit Qualiopi, comment ça se déroule ?
Vous êtes sur le point de passer votre audit Qualiopi mais ne savez pas comment organiser votre journée ? Comment faire en sorte que tout se passe le mieux possible ? Comment se déroule l’audit Qualiopi ?
Nos experts vous aident à appréhender ce jour stressant dans les meilleures conditions possibles grâce à leur déroulé d’audit.
Pour plus d’informations, vous pouvez également consulter notre page sur le « Guide du Référentiel ».
Me préparer à l’audit de certification ?
Votre date d’audit approche. Vous avez sélectionné l’organisme certificateur qui vous semblait le plus adapté à votre demande, il a missionné un auditeur qui sera le même pendant toute la durée de votre cycle de certification.
Avant le jour de l’audit Qualiopi, l’auditeur vous fera parvenir votre plan d’audit qui contient :
- La définition du périmètre d’audit ;
- Le nom des personnes à auditer ;
- Les indicateurs du référentiel national qualité concernés par l’audit.
Que faire le jour de l’audit ?
Le déroulé des audits de certification (initial, surveillance ou renouvellement) se passe toujours de la même manière.
L’accueil : La journée commence avec 5 à 10 minutes de prise de connaissance avec l’auditeur. C’est le moment de lui proposer un café ou un thé ainsi qu’une visite des locaux.
La réunion d’ouverture : L’auditeur présentera le déroulement de la journée, les conditions d’audit, le rappel des règles, de la durée et de l’organisation de l’audit.
L’audit : L’auditeur suivra le plan d’audit qui vous a été transmis précédemment. Il déroulera les critères dans l’ordre du référentiel (point par point), vérifiera la conformité de chaque prestation en fonction des éléments de preuves que vous lui fournirez et demandera à auditer des cas concrets.
Le déjeuner : Les frais de l’auditeur (repas + hébergement + trajet) sont à votre charge, au réel ou au forfait, comme spécifié dans le devis que vous avez signé. Pourquoi ne pas en profiter pour inviter l’auditeur a déjeuner dans un restaurant ?
Retour à l’audit : L’audit continue conformément au plan d’audit. Lorsque les entretiens sont terminés, l’auditeur s’isole pour préparer sa réunion de clôture.
Réunion de clôture : L’auditeur va rappeler le contexte de l’audit et énoncer ses constats. En cas de non-conformité mineure ou majeure, l’auditeur doit vous fournir un constat écrit de non-conformité et vous expliquer les modalités d’actions correctives.
Que faire après l’audit ?
Le soir de votre audit n’indique pas la fin de votre processus de certification.
Votre auditeur va finaliser son rapport et le transmettre à l’organisme certificateur. Il est analysé lors d’un comité technique qui décidera ou non de vous attribuer la certification. Si tout est en ordre, le comité valide la certification et vous recevrez le certificat dans les semaines qui suivent.
Dans le cas contraire, en cas de non-conformité mineure ou de non-conformité majeure, vous devrez justifier de la mise en place d’un plan d’actions correctives dans les 3 à 6 mois après l’audit initial. L’auditeur sera également beaucoup plus vigilant lors de l’audit de surveillance et de renouvellement aux conformités ayant posées soucis lors de l’audit initial.